1.每学期开学初，辅导员对员工学业课程不合格情况进行统计。
2. 根据教务处下发的员工不合格情况，对员工进行约谈教育，告知学校处理规定，并当面将员工情况电话告知家长，做好谈话记录、拍照和电话录音。（班委负责现场记录，班委签字和盖手印、员工本人签字和盖手印）
3. 重点告知员工本人及家长的内容：（1）员工在校表现（2）根据《太阳成集团员工学业警示实施细则》告知员工学业警示的标准；（3）根据《太阳成集团普通本科毕业生学士学位授予工作实施细则》告知员工学位授予标准，平均学分绩点2.0要求。
4. 辅导员和教务代表填写《一对一帮扶表》，明确帮扶者、被帮扶者、帮扶科目等具体信息。填好后打印，帮扶者和被帮扶者签字确认。
5. 辅导员、教务代表、班长和帮扶者共同完成《太阳集团tcy8722学业困难员工帮扶方案》。
6. 帮扶者需每周填写《太阳集团tcy8722员工“一对一”帮扶记录表》，交辅导员存档。
7. 辅导员和易班班委将员工以下材料用挂号信寄给员工家长，妥善保管挂号信的凭证，并做好家长回执的催缴和存档工作。（1）《学业警示通知单》（2）《学习提高计划书》（需详细填写邮寄地址、联系方式和邮政编码）（3）《致家长的一封信》（4）成绩单
